توثيق المعلومات :- عبارة عن جمع البيانات وتنظيم، ترتيب، توبيب، فهرسة وتصنيف، تحليلات وصفية وفنية دقيقة للأوعية المعلوماتية المختلفة المستخدمة لعمل اي مؤسسة، تقدم خدمة ثقافية وإعلامية واي مجال بحثي اخر ، وتسهل عملية البحث والدراسة في استرجاع المعلومات المطلوبة بسرعة ودقة متناهية، وتصبح في متناول القراء، الباحث أو الدارس، وهناك عدة تقنيات وأنظمة أرشيفية توثيقية تخدم اوعية المعلومات وتوثيقها بكافة انواعها وأشكالها المختلفة، حسب ما متوفر لكل مؤسسة تأخذت بنظر الأعتبار احتياجات تلك المؤسسة، من المعلومات الورقية كألصحف والمجلات والبحوث والدراسات والأطروحات، المقالات، تقارير،محاضرات، إعلانات، نشرات، مراسلات، أيميلات، صكوك، أستمارات، نصوص معاهدات واتفاقيات والمواثيق، المخطوطات، الرقع الخطية، الوثائق، والكتب ، والكتيبات الخرائط والصور، والأحصائيات، وغيرها من الأوعية الورقية.
من شأن بوابة التوثيق الإعلامي تقديم منتوج إعلامي متنوع ومتطور يعكس النقلة النوعية التي يشهدها القطاع الإعلامي في تحسين طرق الحصول على المعلومة وتكريس القرب في مجال التوثيق الإعلامي والمحافظة على المخزون الحضاري من الذاكرة الاعلامية بمكوناتها الورقية والصورية والسمعية والبصرية والإلكترونية، وتوثيقها وتغذيتها وأستمرارها، ووضعها على ذمة الإجيال الحاضرة والمقبلة ، وتوظيفها في خدمة التنمية الشاملة لقطاع الإعلام والحفاظ على الرصيد الاعلامي لسد مقتضيات مجتمع المعلومات ومايتطلبه، وتحقيق الجودة وتسهيل وتقديم افضل المعلومات عن بعد ، من خلال البوابة التوثيقية الإلكترونية، ضمن قاعدة بيانات حسب المواصفات الدولية، ومهمة التوثيق الإعلامي تكون مترابطة ومتكاملة ومتفاعلة ومستمرة في التغذية الإعلامية لتسهيل وتحسين طرق الوصول الى المعلومة لسدة حاجة الأسرة الإعلامية، ومن الضروري توفير وتدريب كادر الصحفيين والتوثيقيين والمختصين في مجال المعلومات عبر تعزيز الإمكانيات البشرية والمادية وتوسيع شبكة مكاتب الإعلام والتوثيق، سعيا الى تقريب خدمات الإعلاميين والطلبة والباحثين على استخدام التقنيات الحديثة وكيفية التعامل مع قاعدة الأخبار الحديثة بكافة انواع اوعية المعلومات المتوفرة.
ومن هذا المنطلق لابد لمؤسسات الدولة المختلفة ومنها المفوضية العليا المستقلة للانتخابات على سبيل المثال ان تجد ارضية تعمل على خلق ذاكرة مؤسساتية فعالة في خزن واسترجاع المعلومات الخاصة بالاحداث الانتخابية السابقة والقادمة من قوانين وانظمة انتخابية واجراءات ومنتوجات اعلامية وكل مايتعلق من نشاطات المفوضية منذ بدء العمل فيها لضمان الحفاظ على المخزون الانتخابي من السرقة والضياع والحوادث الطارئة، ليتسنى للباحثين المختصين من ناخبين وكيانات سياسية ومراقبين محليين ودوليين ومنظمات المجتمع المدني والاعلاميين، وغيرهم من المستفدين كمرجع توثيقي اساسي، في الدراسة والبحث الأنتخابي
هناك الأوعية السمعية والبصرية وتشمل المكتبة الصوتية والتسجيلات بأنواعها كاسيتات، تيبات، أشرطة ممغنطة، أسطوانات،أشرطة الفيديو اقراص ليزرية (CD).
والمكتبة المرئية تشمل الأفلام المتحركة والثابتة الأفلام المايكروفليم ،السلايدات ، الشفافيات، المايكروجاكيت، المايكروفيش ( CD) وغيرها، من الأوعية المعلومات المرئية والصوتية.
كل هذه الفعاليات تحتاج الى توثيق وخزن وأسترجاع بواسطة الأجهزة التقنية الحديثة المتوفرة.
هناك نظام التصوير (المايكروفلم ) والكومبيوتر يساعد على إرشفة كل المعلومات وتوثيقها والمراد خزنها وحفظها وإسترجاعها منها : -
التصوير المايكروفلمي :-
هو نظام عالمي معتمد للتوثيق والحفظ اكثر ضمان من الحاسوب من الناحية القانونية لأن كل فلم (نكتف) لايمكن التحريف فية وحذف وأستحداث أي معلومة كانت، يعتمد نظام التصوير المايكروفلمي على الأفلام الملفوفة على بكرة ( الرول فلم) من ( قياس 16 و35 ملم )، التي توثق كل أوعية المعلومات المهمة وهو المصدر الوحيد المعتمد علميا وعالميا، في مجال التوثيق ويتطلب هذا العمل الشروط الخاصة بكل نوع من أوعية المعلومات الورقية، من الدوريات الصحف والمجلات، والبحوث، الدراسات، الأطروحات، المقالات، تقارير، نشرات، ، مراسلات، أيميلات، صكوك المخطوطات، الرقع الخطية،الخرائط والصور، الوثائق، والكتب ، والكتيبات وغيرها من الأوعية الورقية ضمن هذا المجال من التوثيق المايكروفلمي.
يحتاج هذا النظام الى تهيئة وإجراءات فنية من الأعداد الكامل لكل وعاء من إوعية المعلومات المختلفة، إعطاء رقم تسلسل ورقم خاص بالمادة حسب تقسيم المعارف او الموضوعات اسم المؤلف او الكاتب، المصور، الناسخ، المؤلف البديل، الموضوع، التاريخ، (المكان والزمان)، عدد الصفحات وعدد السطور، نوع الوعاء، المواصفات، الملاحظات الأخرى، كل هذه الامور الارشيفية تكون جاهزة قبل اجراء عمليات التصوير حتى نحصل على نظام ارشيفي متكامل بموصفات عالية وسهلة ودقيقة في الوصول الى المعلومات والمادة المطلوبة بسرعة اقل حسب التوبيب المستعمل.
شبكة المعلومات إو قاعدة البيانات :-
بما أن التطور التقني في تزايد مستمر وضرورية مواكبة هذا التطور اصبحت الحاسبات ضرور ملحة في كل مؤسسة وبالاحرى في أي مكان، فان تخزين موجودات أي مؤسسة على الكمبيوتر يسهل عليها استرجاع سريع ودقيق للمعلومات ويقدم خدمة متطورة وسهلة للباحث او الدارس، وتكون المعلومات في متناول المسؤول في كل الاوقات.
وبعد دراسة مسحية وتحليلها للتعرف على نوع العمل ومتطلبات تلك المؤسسة او مركز المعلومات وتشخيص إحتياجاتها، ونوع المستفيدين منها، يتم تحديد الخدمة التي تلبي الأحتياجات المطلوبة، داخليا ومحليا وعالميا. ووضع الاولويات لتنفيذ أدخال الخدمات المطلوبة، وتوسيع تطورها، وعلى اساس هذه الدراسة المسحية ويكون هناك تقييم شامل للخدمة، ويقرر استخدام نوع البرامجيات وقاعدة البيانات التي تسهل العمل في مرونة استخدام النظام، من حذف واستحداث اي معلومة، وتسهيل التغذية الإعلامية والمعلوماتية التي تساهم في تحسين طرق البحث والدراسة واستعمالها من قبل الموظف والمستفيد.
من شأن بوابة التوثيق الإعلامي تقديم منتوج إعلامي متنوع ومتطور يعكس النقلة النوعية التي يشهدها القطاع الإعلامي في تحسين طرق الحصول على المعلومة وتكريس القرب في مجال التوثيق الإعلامي والمحافظة على المخزون الحضاري من الذاكرة الاعلامية بمكوناتها الورقية والصورية والسمعية والبصرية والإلكترونية، وتوثيقها وتغذيتها وأستمرارها، ووضعها على ذمة الإجيال الحاضرة والمقبلة ، وتوظيفها في خدمة التنمية الشاملة لقطاع الإعلام والحفاظ على الرصيد الاعلامي لسد مقتضيات مجتمع المعلومات ومايتطلبه، وتحقيق الجودة وتسهيل وتقديم افضل المعلومات عن بعد ، من خلال البوابة التوثيقية الإلكترونية، ضمن قاعدة بيانات حسب المواصفات الدولية، ومهمة التوثيق الإعلامي تكون مترابطة ومتكاملة ومتفاعلة ومستمرة في التغذية الإعلامية لتسهيل وتحسين طرق الوصول الى المعلومة لسدة حاجة الأسرة الإعلامية، ومن الضروري توفير وتدريب كادر الصحفيين والتوثيقيين والمختصين في مجال المعلومات عبر تعزيز الإمكانيات البشرية والمادية وتوسيع شبكة مكاتب الإعلام والتوثيق، سعيا الى تقريب خدمات الإعلاميين والطلبة والباحثين على استخدام التقنيات الحديثة وكيفية التعامل مع قاعدة الأخبار الحديثة بكافة انواع اوعية المعلومات المتوفرة.
ومن هذا المنطلق لابد لمؤسسات الدولة المختلفة ومنها المفوضية العليا المستقلة للانتخابات على سبيل المثال ان تجد ارضية تعمل على خلق ذاكرة مؤسساتية فعالة في خزن واسترجاع المعلومات الخاصة بالاحداث الانتخابية السابقة والقادمة من قوانين وانظمة انتخابية واجراءات ومنتوجات اعلامية وكل مايتعلق من نشاطات المفوضية منذ بدء العمل فيها لضمان الحفاظ على المخزون الانتخابي من السرقة والضياع والحوادث الطارئة، ليتسنى للباحثين المختصين من ناخبين وكيانات سياسية ومراقبين محليين ودوليين ومنظمات المجتمع المدني والاعلاميين، وغيرهم من المستفدين كمرجع توثيقي اساسي، في الدراسة والبحث الأنتخابي
هناك الأوعية السمعية والبصرية وتشمل المكتبة الصوتية والتسجيلات بأنواعها كاسيتات، تيبات، أشرطة ممغنطة، أسطوانات،أشرطة الفيديو اقراص ليزرية (CD).
والمكتبة المرئية تشمل الأفلام المتحركة والثابتة الأفلام المايكروفليم ،السلايدات ، الشفافيات، المايكروجاكيت، المايكروفيش ( CD) وغيرها، من الأوعية المعلومات المرئية والصوتية.
كل هذه الفعاليات تحتاج الى توثيق وخزن وأسترجاع بواسطة الأجهزة التقنية الحديثة المتوفرة.
هناك نظام التصوير (المايكروفلم ) والكومبيوتر يساعد على إرشفة كل المعلومات وتوثيقها والمراد خزنها وحفظها وإسترجاعها منها : -
التصوير المايكروفلمي :-
هو نظام عالمي معتمد للتوثيق والحفظ اكثر ضمان من الحاسوب من الناحية القانونية لأن كل فلم (نكتف) لايمكن التحريف فية وحذف وأستحداث أي معلومة كانت، يعتمد نظام التصوير المايكروفلمي على الأفلام الملفوفة على بكرة ( الرول فلم) من ( قياس 16 و35 ملم )، التي توثق كل أوعية المعلومات المهمة وهو المصدر الوحيد المعتمد علميا وعالميا، في مجال التوثيق ويتطلب هذا العمل الشروط الخاصة بكل نوع من أوعية المعلومات الورقية، من الدوريات الصحف والمجلات، والبحوث، الدراسات، الأطروحات، المقالات، تقارير، نشرات، ، مراسلات، أيميلات، صكوك المخطوطات، الرقع الخطية،الخرائط والصور، الوثائق، والكتب ، والكتيبات وغيرها من الأوعية الورقية ضمن هذا المجال من التوثيق المايكروفلمي.
يحتاج هذا النظام الى تهيئة وإجراءات فنية من الأعداد الكامل لكل وعاء من إوعية المعلومات المختلفة، إعطاء رقم تسلسل ورقم خاص بالمادة حسب تقسيم المعارف او الموضوعات اسم المؤلف او الكاتب، المصور، الناسخ، المؤلف البديل، الموضوع، التاريخ، (المكان والزمان)، عدد الصفحات وعدد السطور، نوع الوعاء، المواصفات، الملاحظات الأخرى، كل هذه الامور الارشيفية تكون جاهزة قبل اجراء عمليات التصوير حتى نحصل على نظام ارشيفي متكامل بموصفات عالية وسهلة ودقيقة في الوصول الى المعلومات والمادة المطلوبة بسرعة اقل حسب التوبيب المستعمل.
شبكة المعلومات إو قاعدة البيانات :-
بما أن التطور التقني في تزايد مستمر وضرورية مواكبة هذا التطور اصبحت الحاسبات ضرور ملحة في كل مؤسسة وبالاحرى في أي مكان، فان تخزين موجودات أي مؤسسة على الكمبيوتر يسهل عليها استرجاع سريع ودقيق للمعلومات ويقدم خدمة متطورة وسهلة للباحث او الدارس، وتكون المعلومات في متناول المسؤول في كل الاوقات.
وبعد دراسة مسحية وتحليلها للتعرف على نوع العمل ومتطلبات تلك المؤسسة او مركز المعلومات وتشخيص إحتياجاتها، ونوع المستفيدين منها، يتم تحديد الخدمة التي تلبي الأحتياجات المطلوبة، داخليا ومحليا وعالميا. ووضع الاولويات لتنفيذ أدخال الخدمات المطلوبة، وتوسيع تطورها، وعلى اساس هذه الدراسة المسحية ويكون هناك تقييم شامل للخدمة، ويقرر استخدام نوع البرامجيات وقاعدة البيانات التي تسهل العمل في مرونة استخدام النظام، من حذف واستحداث اي معلومة، وتسهيل التغذية الإعلامية والمعلوماتية التي تساهم في تحسين طرق البحث والدراسة واستعمالها من قبل الموظف والمستفيد.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق